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MJ公司采购业务内部控制案例探讨

日期:2024年02月11日 编辑:ad201107111759308692 作者:无忧论文网 点击次数:26
论文价格:150元/篇 论文编号:lw202402071030206548 论文字数:39666 所属栏目:财务会计论文
论文地区:中国 论文语种:中文 论文用途:硕士毕业论文 Master Thesis

本文是一篇财务会计论文,本文以MJ公司为研究对象,梳理了采购业务现状、内部控制制度、执行情况,发现了MJ公司在采购各业务流程的控制环节上设计较为完备,但还有一些不足。

1绪论

1.1 研究背景和意义

1.1.1 研究背景

受国家宏观政策的持续推进,我国的产业竞争格局逐渐由窄变宽、由浅到深,消费者需求升级以及供给侧改革等新情况,使企业的成本控制问题成了不可忽视的重要一环。采购业务循环直接关系到企业大量资金的使用和投入,若在采购业务中存在漏洞,将导致不必要的成本增加,损害公司利益。因此,完善采购业务实施过程中的内部控制制度,并有效地执行内部控制,才能使企业在大浪淘沙的市场环境中立于不败之地。

当前建材行业内外交困,面临上下游产业链的挤逼压力。一方面,从原材料价格来看,金属、铁矿石等大宗商品的价格上涨,钢材、水泥、干粉砂浆等建筑材料价格持续上涨,房地产建设成本显著上升;另一方面,建材涨幅远高于大于房价涨幅,建材涨幅大约都在30%-50%比例左右,而因为中央“房住不炒”的管控政策出台,70个大中城市房价指数仅有62城轻微上涨,房企盈利空间进一步缩小。

此外,国际形势复杂严峻,国内疫情影响持续。受严格的管控政策发布、投资下行、需求端信心不足等因素影响,房地产行业表现出孱弱态势:房地产销售降幅再度走阔,2020年7月销售面积和销售额分别累计-23.1%、-28.8%。2020年6月商品房销售面积累计降幅收窄至22.2%,当月降幅收窄至18.3%。7月份商品房销售降幅再度扩大,表明房地产市场进入复苏通道仍然较为艰难,政府稳楼市压力依然较大,房地产行业不景气将导致建材行业下游需求不足。综上所述,建材行业受上下游产业链的波及,回款不及时很有可能导致财务危机,此时采购业务的内部控制显得尤为关键。

财务会计论文参考

1.2 文献综述

1.2.1 国外文献综述

(1)国外对内部控制的研究

内部控制理论起源于18世纪的西方,并且学术界普遍认为其发展经历了五个阶段,分别是内部牵制、内部控制制度、内部控制结构、内部控制整体框架以及风险管理阶段,目前的可适用性、准确性都得到了大幅度提升。

COSO在1992年编写的COSO报告,即《内部控制-整合框架》,为内部控制理论基本定调,成为了内部控制理论界最重要的文件。它指明了内部控制应包含三大目标,以及五个要素,即控制环境、风险评估、控制活动、信息传递和监督等要素,为内控结构提供立体化框架[1]。

2004年,COSO发布了《企业风险管理一整合框架》报告,正式引入风险管理要素。该报告认为组织的高层会制定战略,并一如既往地践行,使风险控制在合理区间内,保障组织目标得以实现。基于以上两个重要的纲领性报告文件,本文将对采购业务内部控制展开案例研究[2]。

2007年,美国证券委员会要求在美上市公司建立完善的内控制度,遵守COSO框架规定;此后,COSO于2013年得到进一步修订,拓宽了内控的概念和意义。Lawson(2017)针对美国大型上市公司进行了研究调查,根据这些公司的会计从业人员的访谈记录可知,2013年的COSO内部控制-综合管理框架得到了受访者的较多好评,他们认为2013年的框架总体改进了1992年框架,可以延伸应用于非财务、运营和合规目标,并且认为新框架内17项原则保留了足够的灵活性[3];

2 采购业务内部控制概述

2.1 采购业务内部控制含义及目标

2.1.1 采购业务内部控制含义

概括而言,采购业务循环一共有五个环节,分别是采购申请、供应商选择、采购合同管理、验收与付款。它是企业获取原材料的主要途径,为企业生产运营提供重要抓手。然而,由于采购业务循环需要平衡现金和存货的流动,工作量大、业务环节多,所以经常产生过程中的混乱与舞弊。

所谓内部控制,是指一个组织为了实现经营目标等目的,所采取的一系列自我约束、调整、评价和控制手段。企业采购业务内部控制同样为了满足企业的日常生产活动,根据自身情况,对关键风险控制点设置管控措施并执行,确保采购过程完整有序。在这个过程中,企业需要不断将内部控制融入企业文化,不断更新内部控制制度以期适应企业不同发展阶段存在的问题,实现有效的内控执行。

我国最早的内部控制还得追溯到1985年颁布的《会计法》,其首次规定会计机构需建立内部核查机制,对内部牵制提出法律要求。

而国际上采用较广泛的内部控制定义源自1992年《内部控制-整体框架》,该框架认为内部控制属于管理层、全体员工,组织内部所有人员需以三大目标和五大要素展开。我国财政部于2008年颁布的《企业内部控制基本规范》对内控的规定与1992年的框架是一致的。2013年COSO委员会进一步提出了适用于控制目标的17个基本原则,完善了内控管理制度。

结合国内外相关法规或规范对于采购业务的含义与特征的说明,以及相关文献的研读,本文认为,采购业务内部控制是一种科学合理的采购流程管理,设计、执行一套行之有效的采购内控体系有利于采购流程更加有序、有效。

2.2 采购业务内部控制方法及流程

2.2.1 采购业务内部控制方法

采购业务内部控制需要从五个环节入手。

第一,从源头入手,执行不相容岗位分离控制。企业需要对采购流程中的各个岗位职责与权限明确定义,规定不相容岗位的类型,使其准确分离。

第二,采购申请控制。采购申请必须由需求部门提出,必须符合企业生产计划,与采购、销售预算不产生冲突,经相关部门负责人审批才可成为有效的采购申请。

第三,采购定价控制。采购定价一是要符合各期间预算要求,二是要根据不同的物资属性设置不同的采购方式,分析上游原材料供应情况,及时更新原材料市场价格,尽量在成本有限的情况下采购到高质量原材料或者半成品。

第四,授权审批控制。利用制度设计,明确各岗位或各部门的审批权限和范围,防止“踢皮球”、越权等现象发生。

第五,验收控制。验收制度应贯穿入库与使用的时间点,不论是样品验收还是抽样验收,都必须保证验收员、仓管员、采购部、供应商同时在场,由采购部和仓管员联合出具验收证明,为其进行编号;并且,品控或质检部门还需要出具详细的检验报告。

第六,付款控制。付款人员需要收集验收单、检验报告等原始凭证,获取足够的信息以证明该笔采购业务真实有效,再编制相关凭证,交由出纳员进行支付,所有相关支付凭证需要转移至财务部门,与财务凭证放置于档案室进行统一管理。

3 MJ公司采购业务内部控制现状 ......................... 17

3.1 MJ公司概况 ......................................... 17

3.1.1 MJ公司简介 ...................................... 17

3.1.2 MJ公司经营现状 ............................. 17

4 MJ公司采购业务内部控制评价 .......................... 54

4.1 MJ公司采购业务内部控制取得的成效 ................... 54

4.1.1MJ公司控制了采购成本................... 57

4.1.2 MJ公司提高了采购效率................................. 58

5 完善MJ公司采购业务内部控制的建议 ................ 63

5.1 加强预算对采购申请的控制 ........................ 63

5.2 完善供应商控制体系 .......................... 63

5.3 加强对印章和采购合同的控制 ...................... 64 

5完善MJ公司采购业务内部控制的建议

5.1 加强预算对采购申请的控制

为了有效缓解公司采购申请过量采购、审批不规范等问题,确保采购计划、采购申请与预算基础相匹配,并控制采购成本,为日常生产经营提供力量源泉。MJ公司应当进一步完善采购申请制度,推进销售需求转为生产需求再转为原料需求,从而加强预算对采购申请的控制。

第一,MJ公司需建立健全预算考评制度,组织开展预算培训活动,通过开设预算课堂,提高董高监、采购部、财务部、物资需求部门对于预算的认知水平。建立预算考评机制,制定具体考评实施原则,尤其要规定采购这一具体循环的考评标准、范围,及时公示和激励。从而提高预算执行的效率和质量,提高预算与采购申请的关联度。对于预算与采购申请偏离较大的情况,必须责令相关负责人写检讨,总结经验教训,为后续采购预算管理工作提供帮助。

第二,预算控制必须严格落实。采购部应于每年年末对当年的物资使用量进行统计,对需求部门第一负责人协商下一年度物料需求量,尽量明确每一类型的原材料的需求量,报请财务部编制预算表,由总经理最终决定是否实行该项预算。物资需求部门提请采购申请时、采购部等相关审批人员授权时,必须意识到预算这一基本落脚点:预算内采用正常采购程序;预算外需交有权限的董事会审批。

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6结论与展望

6.1 结论

本文以MJ公司为研究对象,梳理了采购业务现状、内部控制制度、执行情况,发现了MJ公司在采购各业务流程的控制环节上设计较为完备,但还有一些不足。

具体问题如下:第一,MJ公司预算基础与采购申请计划脱节,没有建立相关的预算评价机制,未受限制的采购申请容易造成采购成本上升。第二,MJ公司的供应商控制并不完善:未建立候选备用的供应商名册;缺乏对供应商的后续评估的总结黑名单。第三,MJ公司的印章和合同控制上存在缺陷:出现了印章随意交接,合同编号混乱的情况。第四,MJ公司验收环节存在缺陷:对供应商的履约情况没有做到监督,也没有设置相应的退款退货环节;第五,公司未建立相关的付款机制,对付款环节的重视程度不足,导致公司信誉受损。

根据上述问题,基于MJ公司